Un acuerdo de confidencialidad, también conocido como non-disclosure agreement o NDA, es un contrato legal entre dos o más partes. ¿Qué lo destaca? Que las partes se comprometen a no divulgar información confidencial que se comparte entre ellas. Descubre más al respecto a continuación.
El papel de la seguridad y la confidencialidad de la información
Estos acuerdos son cruciales para las pymes colombianas, ya que protegen la seguridad y la confidencialidad de la información sensible y las creaciones intelectuales. En general, desempeñan un papel vital en tres factores:
- Protección de secretos comerciales: evitan que información valiosa y sensible (como estrategias de negocio o listas de clientes) se divulgue a competidores o al público.
- Seguridad de la propiedad intelectual: aseguran que las creaciones intelectuales estén protegidas contra el uso no autorizado. Por ejemplo, las patentes, los diseños y el software.
- Confianza en las relaciones comerciales: fomentan un ambiente de confianza y colaboración entre las partes. Así, promueven que la información compartida se mantenga privada.
Diferencias entre el acuerdo de confidencialidad y las cláusulas
Al momento de comprender este tipo de acuerdo, es importante diferenciarlo de las cláusulas de confidencialidad:
- El acuerdo es un contrato independiente que se firma entre las partes antes de compartir información confidencial.
- Las cláusulas son disposiciones específicas dentro de contratos más amplios que protegen la información sensible.
Entonces, es esencial entender que los acuerdos son documentos completos y detallados. En cambio, las cláusulas son componentes de otros contratos.
¿Qué clases de acuerdos hay?
Existen varios tipos de acuerdos que las pymes colombianas pueden utilizar según sus necesidades específicas. A continuación, te presentamos los más destacados:
- Acuerdo de confidencialidad unilateral: solo una parte divulga información confidencial. La otra se compromete a mantenerla en secreto.
- Acuerdo bilateral: ambas partes comparten información confidencial. Por ende, se comprometen mutuamente a protegerla.
- Acuerdo multilateral: involucra a tres o más partes. Todas tienen la obligación de proteger la información compartida.
Claves de los acuerdos de confidencialidad
Para que un acuerdo sea efectivo, debe contener ciertos elementos clave:
- Definición precisa de información confidencial: es fundamental que el acuerdo defina claramente qué se considera información confidencial. Esta definición debe ser lo suficientemente amplia para cubrir todos los aspectos importantes. Al mismo tiempo, debe ser específica para evitar ambigüedades. La propiedad intelectual, el know how y cualquier otro dato que la empresa considere sensible deben mencionarse de manera explícita.
- Obligaciones de las partes involucradas: el acuerdo debe detallar los deberes de todas las partes implicadas. Esto incluye la prohibición de divulgar información y las limitaciones en el uso de dicha información. Asimismo, las partes deben comprometerse a utilizar la información confidencial únicamente para los fines permitidos en el acuerdo.
- Medidas de seguridad implementadas: un buen acuerdo de confidencialidad debe especificar las medidas de seguridad que las partes deben implementar para proteger la información confidencial. Estas incluyen aspectos como técnicas de cifrado, acceso restringido a la información y procedimientos para el manejo seguro de documentos.
Beneficios de un acuerdo de confidencialidad sólido
Contar con un acuerdo bien estructurado ofrece múltiples beneficios para las pymes colombianas. A saber:
- Protección de los activos intelectuales: incluyen las patentes, las marcas registradas y los derechos de autor, que son fundamentales para la competitividad de una empresa. Un acuerdo ayuda a proteger estos activos al evitar la divulgación no autorizada y la cesión de derechos sin consentimiento.
- Confianza en las relaciones comerciales: la confianza es un componente vital en cualquier relación comercial. Al establecer un acuerdo de confidencialidad, las pymes pueden asegurarles a sus socios, empleados y colaboradores que la información compartida se protegerá. Así, se fomentan relaciones más sólidas y confiables.
- Prevención de competencia desleal: sin un acuerdo de este tipo, una empresa corre el riesgo de que su información sensible sea utilizada por competidores. Por tanto, los acuerdos ayudan a prevenir la competencia desleal al restringir el uso y la divulgación de información estratégica.
- Fomento de la innovación: saber que su información confidencial está protegida incentiva a las empresas a invertir en investigación y desarrollo. La seguridad de que las innovaciones y el know how estarán resguardados fomenta un ambiente propicio para la creatividad y el avance tecnológico.
En conclusión, un acuerdo de confidencialidad es una herramienta esencial para las pymes en Colombia, ya que proporciona una base sólida para proteger información sensible y mantener relaciones comerciales confiables. Te invitamos a comenzar a manejar estos acuerdos para que puedas salvaguardar tus activos intelectuales y operar con mayor seguridad y eficiencia en el mercado.
Referencias bibliográficas
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- Hayes, A. (2023, 19 de julio). How NDAs Work and Why They’re Important. Investopedia.
- Owen-Jones, J. (2023, 17 de noviembre). Global Non-Disclosure Agreements (NDAs): Best Practices. Deel.
- Twin, A. (2024, 23 de febrero). Non-Disclosure Agreement (NDA) Explained, With Pros and Cons. Investopedia.
