En la actualidad, la creciente complejidad de las relaciones comerciales hace que sea imperativo contar con un sistema de monitoreo eficiente. Esto permite identificar riesgos y oportunidades, así como garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales. En este contexto, la supervisión de contratos se ha convertido en una tarea esencial para el éxito de cualquier organización, especialmente para las pymes.
Por fortuna, mediante la automatización de tareas, la centralización de información y el análisis de datos, la innovación tecnológica ha revolucionado la forma en que las empresas gestionan sus contratos. A través de diversas herramientas tecnológicas, las pymes pueden optimizar sus procesos de contratación, desde la negociación hasta el cierre. Con ello, aseguran una mayor eficiencia y control.
A continuación, te detallamos los indicadores clave para la supervisión de contratos en pymes. También te presentamos algunos ejemplos de métricas y herramientas para realizar una supervisión adecuada.
Indicadores clave para la supervisión de contratos en pymes
Seguidamente, te presentamos algunos indicadores que te permitirán hacer una adecuada supervisión en tu empresa.
Vigencia y vencimientos
En este aspecto, debes considerar tres elementos:
- Fechas de inicio y fin: monitorea constantemente las fechas de inicio y fin de cada contrato. Esto evitará interrupciones en la prestación de servicios o el suministro de productos.
- Fechas de renovación automática: identifica los contratos que se renuevan automáticamente. Luego, establece un proceso para revisar las condiciones antes de cada renovación.
- Periodos de gracia: ten en cuenta los periodos de gracia establecidos en los contratos y asegúrate de que se cumplan. Estos periodos pueden ser cruciales para evitar penalizaciones en caso de incumplimiento.
Supervisión de contratos: cláusulas críticas
Con respecto a las cláusulas, hay tres que debes monitorear constantemente:
- Cláusulas de penalización: revísalas periódicamente para garantizar que se cumplan los términos acordados y evitar pérdidas económicas. Presta especial atención a las condiciones que podrían desencadenar una penalización y establece medidas preventivas.
- Cláusulas de rescisión: estas cláusulas establecen las condiciones bajo las cuales puedes terminar un contrato. También señalan las consecuencias legales y financieras asociadas.
- Cláusulas de confidencialidad: asegúrate de que estas cláusulas estén actualizadas y se cumplan estrictamente. La protección de la información confidencial es esencial para la seguridad de tu negocio.
Desempeño general
Otros indicadores que no debes descuidar en la supervisión de contratos son los elementos más generales. Por ejemplo:
- Indicadores de desempeño (KPI): define KPI específicos para cada contrato y monitorea su cumplimiento de manera regular.
- Satisfacción del cliente: realiza encuestas de satisfacción al cliente para evaluar el desempeño de tus proveedores y socios comerciales. Los comentarios de tus clientes te permitirán identificar áreas de mejora y tomar medidas correctivas.
- Costo total del contrato: analiza el costo total asociado a cada contrato para identificar oportunidades de reducción de costos. De este modo, podrás optimizar la gestión de tus recursos.
Métricas y herramientas para la efectiva supervisión de contratos
La implementación de métricas y herramientas adecuadas permite obtener una visión más precisa de la gestión contractual. Algunas de las métricas más relevantes son:
- Tasa de cumplimiento de contratos: es el porcentaje de contratos que se cumplen en todos sus términos.
- Tiempo promedio para la negociación y firma de contratos: indica la eficiencia de los procesos internos.
- Costo total de propiedad de un contrato: toma en cuentatodos los gastos asociados a un contrato a lo largo de su ciclo de vida.
En cuanto a las herramientas para la supervisión de contratos, existen diversas soluciones tecnológicas en el mercado. Un ejemplo son los sistemas de Contract Lifecycle Management (CLM), que automatizan y simplifican la gestión de contratos de principio a fin. Al respecto, estas plataformas ofrecen funcionalidades como:
- Almacenamiento seguro de documentos: centralizan toda la información contractual en un solo lugar.
- Workflows (flujos de trabajo) personalizados: automatizan procesos de aprobación y firma.
- Alertas y notificaciones: dan recordatorios de fechas importantes y eventos.
- Análisis de datos: generar informes y tienen un panel de gestión personalizado.
- Integración con otros sistemas: facilitan la conexión con ERP, CRM y otros sistemas empresariales.
Además de las herramientas CLM, tecnologías como la autenticación biométrica pueden fortalecer la seguridad de tus procesos contractuales. Así, garantizas la identidad de las partes involucradas.
Comienza a realizar un monitoreo eficiente
En síntesis, en un entorno empresarial cada vez más competitivo y regulado, las pymes colombianas deben adoptar prácticas sólidas y eficientes para la adecuada supervisión de contratos. Asimismo, tienen que implementar un sistema de monitoreo continuo para garantizar la eficacia operativa y el cumplimiento normativo.
Al respecto, las herramientas tecnológicas te ofrecen una solución integral para la gestión adecuada de tus contratos, desde la creación hasta la finalización. Además, al aprovechar estas herramientas y establecer indicadores clave de desempeño, tu pyme puede optimizar sus procesos, reducir riesgos y tomar decisiones más informadas.
Referencias bibliográficas
- Forbes. (2022, 29 de septiembre). Digitalización de contratos: los desafíos que enfrentan los negocios en Latam.
- Impacting Digital. (s. f.). Impacto de la IA en la Creación y Mejora de Contratos.
- MPM Technology Solutions. (2021, 6 de septiembre). Contratos digitales: definición y características.
