El contract lifecycle management (CLM) es una herramienta con la que es posible transformar la forma en que se gestionan los contratos en una empresa. ¿Te preguntas qué es y cómo puede beneficiar a tu pyme? ¡Sigue leyendo para descubrirlo!
¿Qué es el contract lifecycle management?
El contract lifecycle management (CLM) es un proceso integral que abarca desde la creación y negociación de contratos hasta su ejecución, seguimiento y finalización. Este enfoque estratégico se centra en la gestión eficiente de todos los aspectos contractuales en todo su ciclo de vida.
Lo anterior facilita el cumplimiento de los términos acordados y la mitigación de riesgos. También la optimización de costos y la maximización de los beneficios para todas las partes involucradas. Pero ¿por qué es tan importante para las pymes colombianas? ¡Vamos a descubrirlo!
Beneficios del contract lifecycle management para pymes y mipymes
El CLM representa un salto en la innovación tecnológica para las pymes y mipymes en Colombia. Al automatizar y optimizar la gestión de contratos, se reduce el tiempo y los recursos dedicados a la administración, se minimiza el riesgo de errores y se mejora la visibilidad y control sobre los acuerdos comerciales.
Asimismo, asegura el cumplimiento de los contratos y mantiene una base centralizada que facilita búsquedas y análisis eficientes. Estos beneficios permiten a las pymes y mipymes mejorar la eficiencia operativa, reducir costos, mitigar riesgos y optimizar las relaciones comerciales a lo largo del tiempo. Todo esto contribuye a su competitividad y sostenibilidad en un entorno empresarial cada vez más exigente.
Etapas del ciclo de vida de un contrato
- Creación: en esta etapa, se redacta el contrato con los términos y condiciones. Con el CLM, se puede acceder a plantillas predefinidas, lo que agiliza este proceso.
- Negociación: durante esta fase, las partes involucradas discuten y ajustan los términos del contrato. El contract lifecycle management facilita el seguimiento de las modificaciones y las comunicaciones entre las partes.
- Firma: una vez acordados los términos, se procede a la firma del contrato. El CLM ofrece la posibilidad de hacer firmas electrónicas, lo que elimina la necesidad de impresiones y envíos físicos.
- Ejecución: en esta etapa, se monitorea el cumplimiento de los términos del contrato. El CLM permite automatizar recordatorios y alertas para asegurar que todas las partes cumplan con sus obligaciones.
- Almacenamiento: por último, el CLM ofrece un sistema centralizado y seguro para almacenar todos los contratos. Esto facilita su búsqueda y recuperación cuando sea necesario.
¿Cómo optimiza el CLM cada etapa?
- Automatización: el CLM automatiza tareas repetitivas, como recordatorios de vencimientos y notificaciones de renovación. Así, libera tiempo para actividades más estratégicas.
- Seguimiento: con el CLM es posible hacer un seguimiento detallado del estado de cada contrato, saber quién lo ha firmado y cuándo. Con ello, se evitan confusiones y retrasos.
- Análisis: el CLM ofrece datos valiosos sobre el desempeño de los contratos, como los tiempos promedio de firma y el cumplimiento de plazos. Así, se pueden identificar áreas de mejora.
Ventajas del CLM para pymes y mipymes
Ahora, ¿por qué deberías considerar el CLM para tu pyme? Aquí están sus ventajas clave:
- Ahorro de tiempo y dinero: al automatizar tareas y procesos, el CLM te permite ser más eficiente en la gestión de contratos. Esto se traduce en un ahorro significativo.
- Mayor eficiencia: con el CLM puedes reducir los tiempos de negociación y firma. Así, aceleras el ciclo de vida de tus contratos y mejoras la productividad.
- Mejor control: gracias a la centralización y organización de los contratos, tienes un control total sobre su estado y cumplimiento. Esto te permite minimizar los errores.
- Mitigación de riesgos: el CLM te ayuda a identificar y abordar posibles riesgos en los contratos, como cláusulas ambiguas o plazos vencidos, antes de que se conviertan en problemas.
Es importante destacar que implementar un CLM no tiene que ser costoso ni complicado para una pyme. Actualmente, existen soluciones diseñadas específicamente para adaptarse a las necesidades y presupuestos de las empresas de menor tamaño. Estas soluciones ofrecen todas las funcionalidades necesarias sin incurrir en costos excesivos.
¡Transforma tu negocio con contract lifecycle management!
Ahora qué sabes qué es un contract lifecycle management, sus beneficios, etapas y ventajas para pymes y mipymes, ¡no esperes más! Impleméntalo hoy mismo y lleva tu negocio al siguiente nivel de eficiencia y productividad.
Referencias bibliográficas
- Algarni, M. A. (2021). Contract Lifecycle Management: Processes and Benefits. En M. Shalan y M. Algarni (Eds.), Innovative and Agile Contracting for Digital Transformation and Industry 4.0 (pp. 62-85). IGI Global.
- Juro. (2024, 18 de abril). What is contract management software?
- Nzuva S. (2019). Smart Contracts Implementation, Applications, Benefits, and Limitations. Journal of Information Engineering and Applications, 9(5), 63-75.
