Por fortuna, mediante la automatización de tareas, la centralización de información y el análisis de datos, la innovación tecnológica ha revolucionado la forma en que las empresas gestionan sus contratos. A través de diversas herramientas tecnológicas, las pymes pueden optimizar sus procesos de contratación, desde la negociación hasta el cierre. Con ello, aseguran una mayor eficiencia y control.

A continuación, te detallamos los indicadores clave para la supervisión de contratos en pymes. También te presentamos algunos ejemplos de métricas y herramientas para realizar una supervisión adecuada.

Indicadores clave para la supervisión de contratos en pymes

Seguidamente, te presentamos algunos indicadores que te permitirán hacer una adecuada supervisión en tu empresa.

Vigencia y vencimientos

En este aspecto, debes considerar tres elementos:

• Fechas de inicio y fin: monitorea constantemente las fechas de inicio y fin de cada contrato. Esto evitará interrupciones en la prestación de servicios o el suministro de productos.
• Fechas de renovación automática: identifica los contratos que se renuevan automáticamente. Luego, establece un proceso para revisar las condiciones antes de cada renovación.
• Periodos de gracia: ten en cuenta los periodos de gracia establecidos en los contratos y asegúrate de que se cumplan. Estos periodos pueden ser cruciales para evitar penalizaciones en caso de incumplimiento.

Supervisión de contratos: cláusulas críticas

Con respecto a las cláusulas, hay tres que debes monitorear constantemente:

• Cláusulas de penalización: revísalas periódicamente para garantizar que se cumplan los términos acordados y evitar pérdidas económicas. Presta especial atención a las condiciones que podrían desencadenar una penalización y establece medidas preventivas.
• Cláusulas de rescisión: estas cláusulas establecen las condiciones bajo las cuales puedes terminar un contrato. También señalan las consecuencias legales y financieras asociadas.
• Cláusulas de confidencialidad: asegúrate de que estas cláusulas estén actualizadas y se cumplan estrictamente. La protección de la información confidencial es esencial para la seguridad de tu negocio.

Desempeño general

Otros indicadores que no debes descuidar en la supervisión de contratos son los elementos más generales. Por ejemplo:

• Indicadores de desempeño (KPI): define KPI específicos para cada contrato y monitorea su cumplimiento de manera regular.
• Satisfacción del cliente: realiza encuestas de satisfacción al cliente para evaluar el desempeño de tus proveedores y socios comerciales. Los comentarios de tus clientes te permitirán identificar áreas de mejora y tomar medidas correctivas.
• Costo total del contrato: analiza el costo total asociado a cada contrato para identificar oportunidades de reducción de costos. De este modo, podrás optimizar la gestión de tus recursos.

Métricas y herramientas para la efectiva supervisión de contratos

La implementación de métricas y herramientas adecuadas permite obtener una visión más precisa de la gestión contractual. Algunas de las métricas más relevantes son:

• Tasa de cumplimiento de contratos: es el porcentaje de contratos que se cumplen en todos sus términos.
• Tiempo promedio para la negociación y firma de contratos: indica la eficiencia de los procesos internos.
• Costo total de propiedad de un contrato: toma en cuentatodos los gastos asociados a un contrato a lo largo de su ciclo de vida.

En cuanto a las herramientas para la supervisión de contratos, existen diversas soluciones tecnológicas en el mercado. Un ejemplo son los sistemas de Contract Lifecycle Management (CLM), que automatizan y simplifican la gestión de contratos de principio a fin. Al respecto, estas plataformas ofrecen funcionalidades como:

• Almacenamiento seguro de documentos: centralizan toda la información contractual en un solo lugar.
• Workflows (flujos de trabajo) personalizados: automatizan procesos de aprobación y firma.
• Alertas y notificaciones: dan recordatorios de fechas importantes y eventos.
• Análisis de datos: generar informes y tienen un panel de gestión personalizado.
• Integración con otros sistemas: facilitan la conexión con ERP, CRM y otros sistemas empresariales.

Además de las herramientas CLM, tecnologías como la autenticación biométrica pueden fortalecer la seguridad de tus procesos contractuales. Así, garantizas la identidad de las partes involucradas.

Comienza a realizar un monitoreo eficiente

En síntesis, en un entorno empresarial cada vez más competitivo y regulado, las pymes colombianas deben adoptar prácticas sólidas y eficientes para la adecuada supervisión de contratos. Asimismo, tienen que implementar un sistema de monitoreo continuo para garantizar la eficacia operativa y el cumplimiento normativo.

Al respecto, las herramientas tecnológicas te ofrecen una solución integral para la gestión adecuada de tus contratos, desde la creación hasta la finalización. Además, al aprovechar estas herramientas y establecer indicadores clave de desempeño, tu pyme puede optimizar sus procesos, reducir riesgos y tomar decisiones más informadas.

Referencias bibliográficas

• Forbes. (2022, 29 de septiembre). Digitalización de contratos: los desafíos que enfrentan los negocios en Latam.
• Impacting Digital. (s. f.). Impacto de la IA en la Creación y Mejora de Contratos.
• MPM Technology Solutions. (2021, 6 de septiembre). Contratos digitales: definición y características.

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Fundamentos de la autenticación biométrica

La autenticación biométrica se basa en rasgos físicos o comportamentales únicos de cada individuo. Estos incluyen huellas dactilares, patrones faciales, iris, voz y hasta la forma de caminar.

Tipos de autenticación biométrica

A continuación, te contamos qué hace parte de esta autenticación:

1. Huella digital: analiza los patrones únicos de las crestas y valles en la punta de los dedos.
2. Reconocimiento facial: en este caso, se mapea y comparan características faciales distintivas.
3. Escaneo de iris: examina los patrones únicos en el iris del ojo.
4. Reconocimiento de voz: por último, este reconocimiento analiza las características acústicas de la voz de una persona.

Cómo funciona la biometría facial

El reconocimiento facial a través de biometría facial sigue un proceso de cuatro pasos principales:

• Captura de imagen: el primer paso es la detección y captura de una imagen del rostro de la persona. Esto se realiza a través de un dispositivo de reconocimiento facial; por ejemplo: una cámara, que obtiene una imagen bidimensional o tridimensional del rostro.
• Análisis facial: una vez capturada la imagen, se procede a analizar los rasgos faciales de la persona. El software lee la geometría del rostro e identifica puntos clave; por ejemplo: la distancia entre los ojos, la profundidad de las cuencas, la forma de los pómulos, el contorno de los labios, las orejas y el mentón. Estos datos biométricos únicos se convierten en un patrón algorítmico digital.
• Comparación: el tercer paso es comparar el patrón biométrico facial capturado con los patrones almacenados en una base de datos. Esto se realiza utilizando complejos algoritmos de inteligencia artificial y redes neuronales convolucionales que procesan los vectores numéricos de cada plantilla facial.
• Verificación: finalmente, el sistema determina si existe una coincidencia entre el patrón facial capturado y alguno de los registrados. De esta forma, verifica la identidad de la persona. Los algoritmos modernos de reconocimiento facial han mejorado significativamente su precisión. Ahora llegan a tasas de acierto superiores al 99 %, incluso en bases de datos de millones de rostros.

Beneficios de la autenticación biométrica en contratos

La implementación en la firma de contratos ofrece numerosas ventajas:

• Mayor seguridad: la biometría facial proporciona un método de autenticación más seguro que los métodos tradicionales basados en contraseñas o tarjetas, ya que los rasgos faciales son únicos para cada individuo y prácticamente imposibles de duplicar o robar. Esto reduce significativamente el riesgo de suplantación de identidad y fraude en la firma de contratos.
• Facilidad de uso: el proceso es simple y rápido, ya que no requiere que el usuario recuerde contraseñas o lleve consigo tarjetas o dispositivos.
• Rapidez: esta autenticación es un proceso casi instantáneo, lo que permite a las partes firmar contratos de manera más eficiente y con menos interrupciones. Esto es especialmente beneficioso en situaciones en las que se requiere una firma rápida, como en transacciones comerciales o acuerdos urgentes.
• Auditoría mejorada: cada acto biométrico deja un registro digital que puede ser utilizado para auditar y rastrear la firma de contratos. Esto mejora la transparencia y la rendición de cuentas en el proceso de firma, ya que proporciona un registro irrefutable de quién firmó el contrato y cuándo lo hizo.

Integración de la autenticación biométrica en empresas

Para implementarla de manera efectiva, las empresas deben considerar varios factores; por ejemplo:

1. Evaluación de necesidades: identificar los procesos críticos que requieren un nivel adicional de seguridad. Además, se debe evaluar cómo la biometría puede mejorar la protección de datos sensibles y la gestión de accesos.
2. Selección de proveedor: elegir una plataforma confiable para la implementación. Esto debido a que hay que asegurarse de que cumpla con los más altos estándares de seguridad y privacidad.
3. Cumplimiento normativo: garantizar que la implementación cumpla con las regulaciones y estándares de la industria; como el RGPD, para proteger adecuadamente los datos biométricos de los usuarios.
4. Capacitación: proporcionar capacitación a los empleados sobre el uso correcto y seguro del sistema.
5. Integración con sistemas existentes: asegurar la compatibilidad con el Contract Lifecycle Management actual. Esto para una integración fluida y una mejora de la eficiencia general.

Mejores prácticas de seguridad

A continuación, una lista de las mejores prácticas para implementar:

1. Encriptación de datos biométricos: asegurarse de que los datos biométricos de los usuarios, como los patrones faciales, se almacenen y transmitan de manera encriptada para protegerlos contra accesos no autorizados.
2. Actualizaciones regulares: mantener el sistema de autenticación biométrica actualizado con los últimos parches de seguridad y mejoras para mitigar vulnerabilidades emergentes.
3. Auditorías periódicas: realizar auditorías de seguridad regulares para evaluar la eficacia de las medidas de protección y hacer los ajustes necesarios.

El futuro de la autenticación con biometría

La autenticación biométrica continúa evolucionando con avances en IA generativa y aprendizaje profundo. Estas tecnologías prometen una verificación aún más precisa y segura en el futuro.

Este proceso está transformando la firma de contratos al ofrecer un nivel sin precedentes de seguridad y conveniencia. Al adoptar esta tecnología, las empresas pueden mejorar significativamente sus procesos de contratación.

Referencias Bibliográficas

• Aware. (2024, 4 de enero). Tres industrias transformadas por la tecnología biométrica.
• Proware. (2024). Autenticación biométrica para empresas en 2024. Falcon Cloud WorkForce Management.
• Zarraluqui, M. (2024, 4 de enero). Descubriendo la autenticación biométrica. VeriDas.

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Te contamos todo respecto a esta innovación tecnológica, especialmente en la generación de contratos.

¿Qué se entiende por IA generativa? Su uso para contratos

Como hemos comentado, es una forma avanzada de inteligencia artificial. Va más allá de las capacidades tradicionales de análisis y predicción de datos. Utiliza redes neuronales profundas y técnicas de aprendizaje automático. Por ello, la IA generativa puede crear contenido nuevo y original.

En su papel se incluye la redacción de textos coherentes hasta la creación de imágenes, música y más. En el ámbito de los negocios, su aplicación más prometedora es la generación automatizada de documentos, particularmente contratos. Ahora, ¿esto qué implica?

Pues, se presenta como una herramienta invaluable para automatizar este proceso. Permite a las empresas crear contratos personalizados de manera rápida y eficiente. Esta tecnología no solo agiliza la creación de documentos, sino que garantiza la precisión y coherencia en el contenido generado.

Ventajas de la IA generativa

Entonces, ¿cuáles son sus beneficios más destacados? Conócelos a continuación:

• Automatización de tareas: en la generación de contratos, esto significa que los empresarios y empleados no necesitan pasar horas redactando y revisando documentos. La IA puede generar contratos detallados en minutos. De esta forma, libera tiempo para que el personal se enfoque en tareas más estratégicas.
• Reducción de errores: los errores en los contratos pueden tener consecuencias legales y financieras graves. Así, reduce significativamente el riesgo de errores humanos al crear documentos precisos y coherentes. Al utilizar algoritmos avanzados, la IA puede identificar y corregir inconsistencias y errores tipográficos. Asegura que los contratos cumplan con los estándares legales y de la industria.
• Personalización: la IA permite la creación de contratos altamente personalizados que se adaptan a las necesidades específicas de cada cliente o situación. Con la capacidad de ajustar cláusulas y términos en función de la entrada de datos y las preferencias del usuario, esta tecnología asegura que cada contrato sea único y adecuado para las circunstancias particulares de cada transacción.

Desafíos y riesgos de la IA generativa

Por otro lado, también supone varios obstáculos; por ejemplo:

• Seguridad y legalidad: a pesar de sus numerosas ventajas, también presenta desafíos significativos. La seguridad y la legalidad son preocupaciones cruciales. Los contratos generados automáticamente deben cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables. Esto requiere una supervisión y una integración con sistemas legales actualizados para evitar problemas legales.
• Falta de contexto: la IA puede tener dificultades para comprender el contexto completo en el que se redacta un contrato. Esto puede llevar a la generación de documentos que, aunque técnicamente correctos, no reflejan completamente las intenciones o necesidades de las partes involucradas. Así, la falta de contexto puede ser un obstáculo significativo.
• Dependencia tecnológica: las empresas que confían en la IA generativa para todas sus necesidades de generación de contratos pueden encontrarse en una posición vulnerable si hay fallos tecnológicos o cambios en los sistemas de IA. Es importante que las empresas mantengan un equilibrio y no dependan exclusivamente de la IA para la generación de sus documentos legales.

El uso de plantillas y cláusulas preaprobadas por abogados

En la búsqueda de mayor eficiencia y precisión en la generación de contratos, las pymes pueden beneficiarse enormemente del uso de plantillas y cláusulas preaprobadas por abogados. Este enfoque híbrido combina la velocidad y eficiencia de la IA generativa con la solidez y seguridad jurídica de las cláusulas revisadas y aprobadas por expertos legales.

¿Pero qué son? Las plantillas preaprobadas son documentos estándar que contienen las cláusulas y términos esenciales que deben incluirse en un contrato. Tales plantillas son elaboradas y revisadas por abogados para asegurar que cumplen con las leyes y regulaciones aplicables. Al utilizarlas, las empresas pueden estar seguras de que sus contratos son jurídicamente sólidos y protegen sus intereses.

La seguridad contractual es una preocupación primordial para cualquier empresa. Los contratos mal redactados o que no cumplen con las leyes pueden resultar en disputas legales costosas y dañinas para la reputación de la empresa. Las plantillas preaprobadas por abogados garantizan que todos los aspectos legales necesarios estén cubiertos. Así, minimizan el riesgo de errores y omisiones.

Para las pymes, la mejor estrategia puede ser una combinación de ambos enfoques: utilizar la IA generativa para agilizar la redacción de contratos y aprovechar las plantillas preaprobadas. Esto para asegurar la validez legal y la protección de sus intereses. Estas soluciones tecnológicas pueden ofrecer lo mejor de ambos mundos: eficiencia y seguridad jurídica. ¡Conoce más al respecto y aprovéchalas!

Referencias Bibliográficas

• Bello, E. (2023, 31 de enero). Inteligencia Artificial Generativa, la nueva era de la IA. IEBS School.
• Google Cloud (2024). ¿Qué es la IA generativa?
• Granieri, M. (2023, 5 de marzo). ¿Qué es la Inteligencia Artificial Generativa? OBS Business School.

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